Die Konsequenz: Konfusion unter den Teilnehmern, unnötige Zeitverschwendung und keine prägnanten Ergebnisse.

1. Unklarer Rahmen
   Der Leiter des Meetings ist sich selbst nicht sicher, ob er
   a) nur über bestimmte Sachverhalte informieren will oder
   b) darüberhinaus auch die Teilnehmer in einen Entscheidungsprozess mit einbeziehen möchte.
2. Vom Hölzchen aufs Stöckchen kommen
   Wenn das assoziative Gehirn so richtig losslegt, kann sich die Agenda verabschieden. Man “surft”
   lustig vom TOP 1 über TOP 5 zurück zu TOP 3.
3. Vieles wird doppelt und dreifach gesagt.
   Ist Ihnen auch schon mal aufgefallen, wie oft, das, was bereits gesagt wurde, von manchen Teilnehmern
   nochmals aufgenommen und verbalisiert wird. Reicht es nicht aus, wenn etwas Relevantes 1x gesagt wird?

PS. Die Präsentation in diesem Beitrag wurde übrigens mit www.prezi.com erstellt, einer, wie ich finde recht erfrischene non-lineare Alternative zu “Powerpoint” oder “Keynote”.
Probieren Sie es doch einfach einmal aus.

• länger dauern, als sie dauern müssten.
• weniger Ergebnisse zu Tage bringen, als man sich wünschte.
• mehr frustrierte Mitarbeiter und Chefs hinterlassen, als diese (bis auf Ausnahmen) zuzugeben wagten.

Puhh... hoffentlich gibt´s bald einen Kaffee.

Das Muster, das sich durch viele Meetings durchzieht, nenne ich “unklarer Rahmen” – im NLP sagen wir “Frame” oder “Framing” dazu.
Dahinter verbirgt sich die Einsicht, dass der Sinn oder Unsinn menschlichen Verhaltens von dem spezifischen Rahmen abhängt, in dem es stattfindet.
Also zum Beispiel wäre demnach: “Nackt herum laufen” zuächst einmal völlig wertfrei – es kommt halt darauf an, ob es es dieseits oder jenseits einer Mauer statfindet, die eine Saunalandschaft von einem öffentlichen Park trennt.
Und…. ist der Rahmen nicht klar… gibt es schnell Verwirrung und Mißverständnisse. Dann kommt der NLP´ler und muss das Ganze wieder “re-framen” … aber das ist eine andere Geschichte
Zurück zu unseren Meetings und der Frage, was diese denn mit “Rahmen” oder “Frames” zu tun haben.

Ein Beispiel für einen klaren und unmißverständlichen Rahmen: “7 Minuten Ohren auf – Mund zu!”
Zum Zweck der reinen Informationsweitergabe gibt es bei der Hamburger Werbeagentur Jung von Matt die “7-Minuten-Infusionen”.
Der Rahmen ist klar kommuniziert: 7 Minuten Dauer – Keine Fragen – keine Kommentare, nur Zuhören – und anschliessend zurück zum Arbeitsplatz.

Und natürlich gibt es andere Meetings, Meetings, in denen  Meinungen ausgetauscht werden, gemeinsam Entscheidungen gefällt oder gemeinsam Probleme analysiert werden sollen. Die Frage ist. “Ist der Rahmen für dieses g-e-m-e-i-n-s-a-m wirklich allen klar?

Hier nur drei Abstufungen, über die sich der Leiter eines Meetings – am besten vor dem Meeting – absolut klar sein sollte:

1. Reine Info-Infusion: “Ich möchte Euch lediglich über einige Dinge informieren. Ich werde mich kurz fassen und erwarte weder Diskussion noch Feedback von Euch. Also haltet still und hört zu.”
2. Meinung einholen: “Mich bewegen momentan einige Dinge (z.B. die aktuell gestiegene Reklamationsquote), über die ich gerne mit Euch sprechen möchte. Ich werde Euch meine Interpretation der Sachlage schildern und erwarte dann Eure Sichtweise und Eure Vorschläge. Ich werde dann entscheiden, was wir tun.”
3. Basisdemokratische Grundsatzdebatte: “Es gibt einiges zu besprechen. Hier die Agenda. Bitte bereitet Euch vor. Wir werden jeden Punkt diskutieren und gemeinsam festlegen, was zu tun ist.“

Quintessenz: Bevor Sie ein Meeting betreten – das Sie leiten – halten Sie kurz inne – und machen Sie wenigstens sich selbst klar, was Sie von dem Meeting und den Teilnehmern erwarten. Wenn Sie es noch ein wenig besser machen möchten, dann kommunizieren Sie den “Frame”, den Sie für ein Meeting festgelegt haben – an die Teilnehmer.